Descubra o que são obrigações acessória na Reforma Tributária, quais são as exigências para 2026 e como se preparar agora para evitar multas e bloqueios fiscais.
Se você é empresário, contador ou gestor fiscal, provavelmente já ouviu falar na Reforma Tributária. Mas aqui está o ponto crítico: a maioria das pessoas focam apenas nos novos impostos (IBS e CBS) e esquecem de um detalhe que pode paralisar sua empresa em 2026 — as obrigações acessória na Reforma Tributária.
Sim, você leu certo. Mesmo se você emitir uma nota fiscal ou pagar um imposto corretamente, sua empresa pode ser autuada se não cumprir com precisão os deveres formais que acompanham cada operação. Na prática, isso significa que descumprir uma obrigação acessória, mesmo que tenha pago o tributo, resulta em multas severas, bloqueios de emissão fiscal e até impossibilidade de operar.
A Lei Complementar nº 214/2025, que regulamenta a Reforma Tributária sobre o consumo, deixa absolutamente claro: apenas as empresas que cumprirem integralmente as obrigações acessória ficarão dispensadas do recolhimento da CBS e do IBS em 2026. Para os demais, os tributos serão cobrados — mesmo que simbolicamente neste primeiro ano de transição.
Com menos de um ano para se adaptar, a pergunta não é se sua empresa precisa se preparar, mas como fazer isso sem deixar brechas que custem caro.
Guia visual das obrigações acessória na Reforma Tributária 2026
O que São Obrigações Acessória na Reforma Tributária?
No contexto tributário brasileiro, as obrigações acessória são todas as exigências formais que uma empresa deve cumprir para demonstrar que está em dia com suas responsabilidades fiscais. Diferentemente da obrigação principal (que é pagar o imposto), as obrigações acessória envolvem a documentação, registro e transparência das operações.
Isso inclui:
- Emissão correta de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e)
- Envio de arquivos SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)
- Entrega de declarações periódicas (EFD-Contribuições, ECD, ECF)
- Registro de informações no eSocial e REINF
- Preenchimento de campos específicos nos documentos fiscais
Aqui está o essencial: uma empresa pode pagar 100% de seus impostos em dia e ainda estar irregular nas obrigações acessória. Quando isso acontece, o resultado não é apenas uma multa — é a impossibilidade de continuar operando, porque o sistema rejeita suas notas fiscais.
Na Reforma Tributária, esse conceito ganha dimensão ainda maior. Com a introdução dos novos tributos IBS e CBS, o governo estabeleceu um novo critério: a conformidade nas obrigações acessória agora define se você paga ou fica dispensado dos novos impostos em 2026.
Quais São as Obrigações Acessória Exigidas pela Reforma Tributária?
Emissão Correta de Notas Fiscais com os Novos Campos de IBS e CBS
A partir de janeiro de 2026, todas as empresas de Lucro Real e Lucro Presumido terão que destacar corretamente o IBS e a CBS nos documentos fiscais. Esse não é um detalhe menor — os novos campos são obrigatórios e sua ausência gera rejeição automática da nota.
Os principais campos exigidos incluem:
| Campo Obrigatório | O que é | Consequência do Descumprimento |
|---|---|---|
| CST-IBS | Código de Situação Tributária do Imposto sobre Bens e Serviços | Rejeição da nota; impossibilidade de faturamento |
| CST-CBS | Código de Situação Tributária da Contribuição sobre Bens e Serviços | Autuação fiscal; multa de 3% do valor da operação |
| gDedRedIBSCBS | Grupo de Deduções e Reduções dos novos tributos | Bloqueio da apropriação de crédito fiscal |
| cClassTrib | Código de Classificação Tributária | Cálculo incorreto do tributo; disputa fiscal |
| Campos do Imposto Seletivo | Quando o produto é sujeito a IS (combustíveis, bebidas, tabaco) | Multa de até 100% sobre o valor da operação |
Detalhe importante: não basta preencher esses campos. Eles precisam estar alinhados com sua classificação cadastral e com a legislação específica de cada produto ou serviço. Um erro de classificação pode ser interpretado como sonegação.
Entrega da EFD-Contribuições com Informações de IBS e CBS
A EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital) será obrigatória para empresas do Lucro Real a partir de 2026, mas agora com uma demanda adicional: detalhar todas as operações sujeitas ao IBS e CBS, incluindo valores, bases de cálculo e créditos relacionados.
Isso significa que sua contabilidade e seu departamento fiscal precisam estar 100% sincronizados. Qualquer divergência entre a nota fiscal emitida e o que está registrado na EFD-Contribuições pode gerar autuação.
DERE — A Declaração de Regimes Especiais
Uma das novidades mais importantes é a DERE (Declaração de Operações com Regimes Especiais). Essa obrigação acessória é voltada para empresas que operam sob regimes especiais de tributação, como:
- Serviços financeiros
- Planos de saúde
- Combustíveis com benefícios fiscais
- Medicamentos com redução de alíquota
- Hotelaria
- Atividades esportivas
A DERE não é um formulário simples. Ela funciona como um relatório detalhado que consolida receitas, despesas e cálculos de tributos para cada regime especial. Seu objetivo é fornecer total transparência ao Fisco sobre como foram aplicados os benefícios fiscais.
Se você opera em um desses setores, a DERE será sua obrigação acessória mais crítica.
Entrega de Blocos do SPED (ECD, ECF, eSocial, REINF)
Independentemente das mudanças trazidas pela Reforma Tributária, as obrigações acessória tradicionais continuam obrigatórias:
- ECD (Escrituração Contábil Digital): registro de toda a contabilidade da empresa
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): informações fiscais detalhadas
- eSocial: registro de folha de pagamento, contribuições previdenciárias e informações trabalhistas
- REINF (Declaração de Retenção na Fonte): informações sobre retenções de impostos
Essas obrigações acessória já existem, mas a Reforma as torna ainda mais críticas, porque alimentarão diretamente o cálculo do IBS e da CBS através de um sistema chamado Apuração Assistida.
O Cronograma Crítico: O Que Sua Empresa Precisa Fazer em 2026
2026 — O “Ano Teste” que Não é Um Teste
A Lei Complementar 214/2025 estabelece que 2026 será um “ano teste”, com alíquotas simbólicas (0,1% para IBS e 0,9% para CBS). Mas não caia na armadilha: 2026 não é um ensaio.
O artigo 348, §1º deixa claro: empresas que cumprirem integralmente as obrigações acessória ficarão dispensadas de recolher esses tributos. Para os demais, a cobrança é real e automática.
Fases de Implementação
Por Que Descumprir Obrigações Acessória é Perigoso em 2026
Risco Fiscal: As Multas Podem Derrubar Seu Faturamento
O descumprimento de obrigações acessória gera multas severas. O STF (Supremo Tribunal Federal) estabeleceu limites em dezembro de 2025, mas eles ainda são elevados:
- Multa isolada: até 60% do valor do tributo vinculado (podendo chegar a 100% em casos com circunstâncias agravantes)
- Operações sem crédito tributário vinculado: até 20% do valor da operação (30% em casos agravados)
- Informações inexatas, incompletas ou omitidas: 3% do valor das transações comerciais ou operações financeiras para pessoas jurídicas
- Não atendimento de intimação da Receita: R$ 500 a R$ 25 mil por mês-calendário ou fração
Exemplo prático: Uma empresa de construção civil emite uma nota fiscal de R$ 100 mil sem preencher corretamente o campo CST-IBS. Além de ter a nota rejeitada, pode receber uma autuação de R$ 3 mil (3% de R$ 100 mil) apenas pelo preenchimento incorreto — e isso é só o começo.
Risco Operacional: Sua Empresa Pode Parar
O risco fiscal é sério, mas o risco operacional é ainda pior. A partir de janeiro de 2026, o sistema de emissão de notas fiscais validará automaticamente o preenchimento dos campos de IBS e CBS. Se sua empresa não estiver preparada:
- Notas fiscais serão rejeitadas
- Você não conseguirá faturar
- Seu faturamento para completamente
- Circulação de mercadorias é bloqueada
Isso não é uma penalidade — é um bloqueio automático do sistema. Uma empresa que depende de emitir dezenas de notas fiscais por dia (como um distribuidor ou varejista) pode ficar completamente paralisada.
O Diferencial de 2026: A Dispensa Condicional
Aqui está o detalhe que muda tudo: em 2026, a dispensa de recolhimento do IBS e da CBS depende 100% do cumprimento das obrigações acessória. Se você cumprir tudo certinho, não paga nada. Se errar, paga os tributos + as multas.
Isso significa que, diferentemente de outros anos, 2026 é um teste real de conformidade. E o governo está preparando os sistemas para validar tudo automaticamente.
Como Se Preparar Agora: O Plano de Ação Para Sua Empresa
1. Fazer uma Auditoria Completa de Seus Processos Fiscais
Antes de qualquer coisa, você precisa entender a situação atual da sua empresa:
Perguntas que você precisa responder:
- Qual é nosso regime tributário atual (Simples, Presumido ou Real)?
- Que tipos de documentos fiscais emitimos (NF-e, NFS-e, NFC-e, BP-e)?
- Operamos em setores com regimes especiais (saúde, combustíveis, medicamentos)?
- Nossos sistemas de emissão fiscal suportam os novos campos de IBS/CBS?
- Há divergências entre os dados contábeis e os dados fiscais?
- Nossas equipes de fiscal, TI e contabilidade estão alinhadas?
Essa auditoria não precisa ser feita por uma consultoria cara — um bom contador ou analista fiscal consegue fazer em poucas semanas.
2. Atualizar ou Adquirir Sistemas de Emissão Fiscal
Este é o passo mais crítico e mais urgente. Seu software de emissão de notas fiscais precisa ser capaz de:
- Preencher corretamente os campos de IBS e CBS
- Validar a classificação tributária automaticamente
- Rejeitar operações inconsistentes antes de serem emitidas
- Gerar relatórios para a EFD-Contribuições
- Integrar com a plataforma do governo para envio de arquivos
Se seu sistema atual não suporta essas funcionalidades, você tem duas opções:
- Migrar para um novo software: sistemas como SAP, Totvs, Sage, ou softwares especializados em fiscal (como Fiscal Vision, WS Sistemas, Tecnospeed) já têm módulos preparados para 2026.
- Contratar plug-ins ou add-ons: você mantém seu ERP atual e adiciona módulos que façam a conformidade com as novas exigências.
Urgência: essa decisão deve ser tomada já. Implementações de sistemas levam meses, e o prazo está se esgotando.
3. Mapear Operações com Regimes Especiais (Se Aplicável)
Se sua empresa opera em setores com regimes especiais (serviços financeiros, saúde, combustíveis), você precisará preparar a DERE. Isso envolve:
- Identificar todas as receitas e despesas que se enquadram em regimes especiais
- Criar códigos de classificação tributária específicos
- Reconciliar a contabilidade com as informações que serão declaradas na DERE
- Testar o envio da DERE em ambiente de produção antes de janeiro de 2026
Essa é uma tarefa complexa e deve ser delegada a um especialista fiscal que entenda a DERE e a Lei Complementar 214/2025.
4. Treinar Suas Equipes
Não adianta ter sistemas novos se as pessoas não sabem usá-los. Você precisa:
- Treinar o departamento fiscal em como preencher corretamente os novos campos, reconhecer códigos de classificação e validar documentos
- Capacitar o time de contabilidade para garantir que os dados da contabilidade alimentem corretamente os sistemas de emissão
- Alinhar TI e fiscal para que o suporte técnico entenda as regras tributárias e consiga resolver problemas rápido
- Instruir gestores sobre os riscos de não conformidade e a importância de cumprir prazos
Isso deve ser feito através de treinamentos, manuais internos e reuniões de alinhamento. Se possível, contrate uma consultoria fiscal para fazer workshop com suas equipes.
5. Fazer Simulações e Testes
A partir de outubro de 2025, o preenchimento dos campos de IBS/CBS será opcional. Use esse período para testar:
- Teste a emissão de notas fiscais com os novos campos no seu sistema
- Verifique se todas as notas são validadas corretamente
- Gere relatórios de EFD-Contribuições e valide os dados
- Se opera com regimes especiais, teste o envio da DERE
- Identifique erros, incompatibilidades e gaps antes de janeiro de 2026
Esses testes vão poupar você de surpresas desagradáveis em janeiro.
6. Contratar Consultoria Fiscal Especializada (Se Necessário)
Se sua empresa:
- Opera em múltiplos estados ou municípios
- Está em setor com regimes especiais (saúde, combustíveis, serviços financeiros)
- Tem operações complexas (importação, exportação, serviços internacionais)
- Não tem departamento fiscal estruturado
…então contrate uma consultoria fiscal especializada em Reforma Tributária. O custo vai se pagar rapidamente em multas evitadas e operações não interrompidas.
Tabela Comparativa: Obrigações Acessória por Regime Tributário
Perguntas Frequentes sobre Obrigações Acessória na Reforma Tributária
O que acontece se minha empresa emitir uma nota fiscal sem os campos de IBS/CBS em 2026?
A nota fiscal será rejeitada automaticamente pelo sistema. Você não conseguirá faturar até corrigir e reemitir corretamente. Além disso, poderá receber autuação fiscal por omissão de receita, gerando multa de até 3% do valor da operação.
Se cumprirmos todas as obrigações acessória, de verdade não precisamos pagar IBS/CBS em 2026?
Sim, é verdade. O artigo 348, §1º da Lei Complementar 214/2025 é claro: empresas que cumprirem integralmente as obrigações acessória ficarão dispensadas. Qualquer valor recolhido pode ser compensado com outros tributos ou devolvido em até 60 dias.
Qual é a multa por não preencher corretamente os campos de IBS/CBS?
A multa isolada por descumprimento de obrigação acessória pode chegar a 60% do valor do tributo vinculado (ou 20% da operação se não houver crédito vinculado). Para informações inexatas, incompletas ou omitidas, a multa é de 3% do valor das transações.
DERE é obrigatória para todas as empresas?
Não. A DERE é obrigatória apenas para empresas que operam com regimes especiais de tributação (serviços financeiros, saúde, combustíveis com benefício, medicamentos). Se sua empresa opera com tributação padrão, você não precisará enviar a DERE.
Até quando minha empresa tem para se preparar?
Tecnicamente, até 31 de dezembro de 2025. Mas na realidade, você deveria estar se preparando agora. Atualizações de sistemas, treinamentos e testes levam tempo. Deixar para depois é correr o risco de ter sua empresa paralisada no primeiro dia útil de janeiro de 2026.
Conclusão: O Tempo de Agir É Agora
A Reforma Tributária não é um evento distante — está a poucos meses de distância. E diferentemente do que muitos pensam, não é só sobre os novos impostos (IBS e CBS). As obrigações acessória serão o verdadeiro teste de conformidade que seu sistema, seus processos e suas equipes terão de passar.
O cenário é simples:
- Empresas preparadas em janeiro de 2026 continuarão operando normalmente, pagarão menos impostos (ou nada, se cumprirem tudo) e terão vantagem competitiva
- Empresas desprevenidas enfrentarão notas fiscais rejeitadas, operações bloqueadas, multas pesadas e um ano 2026 caótico
A boa notícia? Você ainda tem tempo para agir. A janela para preparação está aberta até final de 2025. Use esse tempo para fazer uma auditoria de processos, atualizar sistemas, treinar equipes e fazer testes.
Não deixe a reforma tributária te pegar desprevenido. Comece agora.
Compartilhe este artigo com seus colegas, gestores e contador. Quanto mais empresas estiverem preparadas, melhor será a transição para todos.
